Política de Tratamiento de Información

Esta Política se expide en cumplimiento de la Ley Estatutaria 1581 de 2012, el Decreto 1074 de 2015 (Capítulo 25) y demás normas que los modifiquen o complementen, y explica cómo se tratan los datos personales de quienes usan Gescoom (aplicación web y móvil, el "Servicio"), qué derechos tienen sus titulares y cómo ejercerlos.

1. Responsable del tratamiento

• Razón social: Edificiencia SAS
• NIT: 901311148-4
• Domicilio: Bogotá, Colombia
• Dirección: Carrera 23 # 77-36, Bogotá
• Teléfono: +57 300 448 5953
• Correo para protección de datos: soporte@gescoom.com
• Área responsable de atender peticiones, consultas y reclamos: Área de Protección de Datos Personales de Edificiencia SAS, a cargo de César S., Desarrollador y CEO.

2. Dos papeles distintos: Responsable y Encargado

Edificiencia SAS es Responsable de los datos de las cuentas de usuario (nombre, correo, foto, preferencias, registros de uso, facturación y soporte).

Cuando una empresa u organización cliente crea un espacio de trabajo y registra información sobre sus empleados, colaboradores o terceros (compromisos, evaluaciones, organigrama, encuestas de clima, registros de bases de datos, archivos, etc.), esa organización es la Responsable de esos datos y Edificiencia SAS actúa como Encargado, tratándolos solo por su cuenta y según sus instrucciones, como se detalla en los Términos y Condiciones. Las solicitudes sobre esos datos pueden dirigirse a la organización o a nosotros; en el segundo caso las trasladaremos y apoyaremos su atención.

3. Datos que tratamos

• Cuenta y registro: nombre, correo electrónico, contraseña (cifrada mediante hash; nadie en Gescoom puede verla), foto de perfil, cargo u ocupación, área, rol, idioma y espacios de trabajo a los que pertenece. Si ingresa con Google, recibimos su nombre, correo y foto de esa cuenta.
• Contenido de trabajo: compromisos, notas, proyectos, publicaciones, comentarios, flujos, registros de bases de datos, archivos adjuntos y la información que usted o su organización registren.
• Uso y bienestar: tiempos registrados, cumplimiento, puntos y logros de gamificación, pausas activas y, si su organización las usa, respuestas a encuestas de clima laboral.
• Voz e imágenes: el audio de dictados y transcripciones, y las fotos o documentos que usted decida escanear o adjuntar.
• Integraciones opcionales: tokens de acceso y datos estrictamente necesarios de Google Calendar, Outlook, Google Drive, SharePoint/OneDrive o WhatsApp, si usted decide vincularlos.
• Pago y facturación: plan, ciclo, valores y estado de los pagos. Los datos de la tarjeta los trata directamente el procesador de pagos (Mercado Pago); Gescoom no los almacena.
• Técnicos: dirección IP, navegador o modelo de dispositivo, sistema operativo, identificadores para notificaciones y registros de errores.
• Prueba de autorización: fecha, hora, versión aceptada, canal e IP de su aceptación de esta Política y de los Términos.

Datos sensibles y de menores. Gescoom no solicita datos sensibles (salud, origen étnico, orientación política o religiosa, biométricos, etc.). Usted no está obligado a suministrarlos y le pedimos no incluirlos en el contenido cuando no sea necesario; si su organización los registra, lo hace bajo su propia responsabilidad y autorización. El Servicio no está dirigido a menores de edad.

4. Finalidades del tratamiento

1. Crear, autenticar y administrar su cuenta y sus espacios de trabajo.
2. Prestar las funciones del Servicio: gestionar compromisos, notas, proyectos, flujos, reportes, pausas activas y gamificación.
3. Enviar notificaciones y recordatorios sobre su trabajo por la aplicación, correo electrónico, notificaciones push y, si lo activa, WhatsApp.
4. Procesar solicitudes con inteligencia artificial cuando usted usa esas funciones (ver sección 6).
5. Sincronizar con las integraciones que usted vincule.
6. Gestionar suscripciones, pagos, facturación y créditos de IA.
7. Atender soporte, peticiones, quejas y reclamos, incluidas las solicitudes sobre datos personales.
8. Mantener la seguridad del Servicio, prevenir fraudes y usos indebidos, y diagnosticar fallas.
9. Generar estadísticas agregadas y anonimizadas para mejorar el Servicio.
10. Enviar información sobre novedades del Servicio; puede dejar de recibirla en cualquier momento.
11. Cumplir obligaciones legales y requerimientos de autoridades competentes, y conservar la prueba de las autorizaciones otorgadas.

Gescoom no vende ni alquila datos personales y no los usa para publicidad de terceros.

5. Proveedores y transferencia internacional

Para prestar el Servicio nos apoyamos en proveedores tecnológicos que tratan datos por nuestra cuenta (encargados o subencargados), sujetos a obligaciones de confidencialidad y seguridad:

• Supabase: base de datos, autenticación, archivos y funciones del servidor.
• Vercel: alojamiento de la aplicación web.
• Google: inteligencia artificial (Gemini), inicio de sesión con Google y, si las vincula, Google Calendar y Google Drive.
• Microsoft: Outlook Calendar y SharePoint/OneDrive, si los vincula.
• Meta (WhatsApp Business): mensajes del asistente por WhatsApp, si lo vincula.
• Mercado Pago (y, cuando se indique, Wompi): procesamiento de pagos.
• Resend: envío de correos electrónicos.
• Expo: notificaciones push de la aplicación móvil.

Varios de estos proveedores tienen sus servidores fuera de Colombia, principalmente en Estados Unidos. Con su autorización, sus datos pueden transferirse o transmitirse a esos países, que cuentan con niveles adecuados de protección según la Superintendencia de Industria y Comercio o con garantías contractuales equivalentes, conforme a los artículos 26 de la Ley 1581 de 2012 y 2.2.2.25.5.1 y siguientes del Decreto 1074 de 2015.

6. Uso de inteligencia artificial

Cuando usted usa una función de IA (asistente, redacción y resumen de notas, transcripción de audio, lectura de imágenes o documentos, propuestas de planes, proyectos o flujos), el contenido necesario para esa solicitud se envía a la API de Gemini de Google, que lo procesa fuera de Colombia y devuelve un resultado. Siguiendo la Circular Externa 002 de 2024 de la SIC:

• Le informamos de forma previa cuándo y para qué se usa la IA; su uso depende de que usted active cada función.
• Solo se envía el contenido necesario para la solicitud.
• Gescoom no usa su contenido para entrenar modelos de inteligencia artificial, y los resultados no se usan para tomar decisiones automatizadas que produzcan efectos jurídicos sobre usted.
• Los resultados pueden contener errores; deben revisarse antes de usarlos.
• Registramos el consumo de IA (tipo de función y cantidad de tokens) para controlar las cuotas de cada plan, sin guardar el contenido enviado en ese registro.

7. Google Calendar y Uso Limitado de datos de Google

Si usted vincula voluntariamente su cuenta de Google desde "Perfil › Integraciones", la Aplicación solicita los permisos https://www.googleapis.com/auth/calendar y https://www.googleapis.com/auth/calendar.events, que permiten crear, leer, actualizar y eliminar eventos en el calendario que usted elija (uno existente o uno nuevo llamado "Gescoom"), con el único fin de mantener sincronizados sus compromisos en ambas direcciones. Solo se leen y escriben los campos necesarios del evento (título, descripción, fecha y hora). No accedemos a otros calendarios, contactos ni correos.

El uso y la transferencia de información recibida de las API de Google se ajustan a la Política de Datos de Usuario de los Servicios de API de Google, incluidos los requisitos de Uso Limitado. Esos datos no se comparten, venden ni usan con fines publicitarios, no se transfieren a terceros distintos de Google para prestar la sincronización y no se usan para entrenar ni mejorar modelos de inteligencia artificial de propósito general. Puede desvincular la integración en cualquier momento desde la aplicación o desde myaccount.google.com/permissions.

8. Derechos de los titulares

Como titular de datos personales usted tiene derecho a:

• Conocer, actualizar y rectificar sus datos.
• Solicitar prueba de la autorización otorgada.
• Ser informado sobre el uso que se ha dado a sus datos.
• Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio, una vez agotado el trámite de consulta o reclamo ante nosotros.
• Revocar la autorización y/o solicitar la supresión de sus datos, cuando no exista un deber legal o contractual de conservarlos.
• Acceder en forma gratuita a sus datos personales.

9. Procedimiento para ejercer sus derechos

Puede presentar su solicitud por cualquiera de estos canales, identificándose como titular (o acreditando su representación):

• Dentro de la aplicación: Soporte › Nuevo ticket › categoría "Mis datos personales".
• Correo electrónico: soporte@gescoom.com.
• Para actualizar o rectificar sus datos de cuenta, también puede hacerlo directamente en Mi Perfil; para suprimir su cuenta, en Mi Perfil › Eliminar cuenta.

Consultas: se atienden en un término máximo de diez (10) días hábiles desde su recibo. Si no es posible en ese plazo, le informaremos los motivos y la fecha de respuesta, que no superará cinco (5) días hábiles adicionales.

Reclamos (corrección, actualización, supresión o incumplimiento): deben incluir su identificación, la descripción de los hechos, la dirección de respuesta y los documentos que quiera hacer valer. Si el reclamo está incompleto le pediremos completarlo dentro de los cinco (5) días siguientes; si pasan dos (2) meses sin respuesta, se entenderá desistido. El término máximo para atenderlo es de quince (15) días hábiles desde el día siguiente a su recibo completo; si no es posible, le informaremos los motivos y la nueva fecha, que no superará ocho (8) días hábiles adicionales. Mientras se tramita, el dato se marcará como "reclamo en trámite".

10. Autorización y su prueba

Le pedimos su autorización de forma previa, expresa e informada, mediante casillas sin marcar, al registrarse o la primera vez que ingresa (incluido el ingreso con Google o por invitación), y cada vez que esta Política o los Términos cambien de manera relevante. Conservamos la prueba de cada autorización con la fecha, la hora, la versión aceptada, el canal y la dirección IP.

11. Seguridad de la información e incidentes

Aplicamos medidas técnicas, humanas y administrativas para proteger la información: conexiones cifradas (HTTPS/TLS), contraseñas cifradas mediante hash, separación de la información entre espacios de trabajo mediante reglas de acceso en la base de datos, archivos privados accesibles solo mediante enlaces temporales, control de acceso por roles y registro de actividad. Ninguna medida es infalible; si ocurre un incidente de seguridad que comprometa datos personales, lo reportaremos a la Superintendencia de Industria y Comercio a través del Registro Nacional de Bases de Datos dentro de los quince (15) días hábiles siguientes a su detección, informaremos a los titulares afectados cuando corresponda y, en los espacios de empresa, a la organización responsable.

12. Conservación y vigencia

Conservamos los datos mientras su cuenta esté activa y durante el tiempo necesario para cumplir las finalidades de esta Política y las obligaciones legales, contables y tributarias. Al suprimir su cuenta, eliminamos o anonimizamos sus datos, salvo los que debamos conservar por ley o para demostrar las autorizaciones otorgadas. Las notas eliminadas permanecen treinta (30) días en la papelera antes de borrarse.

Esta Política rige desde el 21 de octubre de 2026. Las bases de datos estarán vigentes mientras Edificiencia SAS preste el Servicio. Los cambios relevantes se informarán con antelación por correo o dentro de la aplicación y se pedirá una nueva autorización cuando la ley lo exija.