Términos y Condiciones

1. Quién presta el Servicio y aceptación

Gescoom (el "Servicio") es una plataforma prestada por Edificiencia SAS, identificada con NIT 901311148-4 y domicilio en Bogotá, Colombia ("Gescoom", "nosotros"). Estos Términos y Condiciones regulan el uso del Servicio a través de la aplicación web, la aplicación móvil y sus integraciones.

Para crear una cuenta debe aceptar expresamente estos Términos y autorizar el tratamiento de sus datos personales conforme a nuestra Política de Tratamiento de Información, marcando las casillas correspondientes. Conservamos el registro de su aceptación (fecha, hora, versión y canal). Si no está de acuerdo, no debe usar el Servicio.

2. Alcance del Servicio

Gescoom es un software como servicio (SaaS) de productividad para organizar compromisos y tareas, delegarlos y hacerles seguimiento. Incluye, según el plan: notas, proyectos, publicaciones internas, flujos de trabajo, bases de datos, reportes, pausas activas, gamificación, asistente de inteligencia artificial e integraciones con servicios de terceros (Google Calendar, Outlook, Google Drive, SharePoint y WhatsApp, entre otros).

El Servicio se organiza en espacios de trabajo (personales, familiares o de empresa). Las funciones disponibles y sus límites dependen del plan del espacio y pueden evolucionar; cuando eliminemos una función de pago relevante se lo informaremos con antelación razonable.

Gescoom es una herramienta de apoyo a la gestión: no presta asesoría laboral, legal, contable ni de salud, y las decisiones que se tomen con base en su información son responsabilidad de quien las toma.

3. Cuentas de usuario

Para usar Gescoom debe registrarse con información veraz y ser mayor de edad o contar con la autorización de su representante legal. Usted es responsable de mantener la confidencialidad de sus credenciales y de la actividad realizada con su cuenta, y debe avisarnos de inmediato cualquier uso no autorizado.

Una persona puede pertenecer a varios espacios de trabajo con una sola cuenta.

4. Responsabilidades de las partes

Gescoom se compromete a: prestar el Servicio con diligencia profesional; aplicar medidas técnicas, humanas y administrativas razonables para proteger la información; separar la información de cada espacio de trabajo; atender las solicitudes de soporte y las de protección de datos dentro de los plazos legales; y avisar los cambios relevantes de estos Términos, de los precios y de la Política de Tratamiento.

El usuario se compromete a: usar el Servicio conforme a la ley y a estos Términos; contar con autorización para cargar la información y los datos personales de terceros que registre; mantener la confidencialidad de su cuenta; y revisar los resultados de las funciones de inteligencia artificial antes de usarlos.

5. Espacios de empresa: quién responde por los datos que se cargan

Cuando una empresa u organización (el "Cliente") crea un espacio de trabajo e incorpora a sus empleados, colaboradores o terceros, o registra información sobre ellos (compromisos, evaluaciones, áreas, organigrama, encuestas de clima, registros de bases de datos, archivos, etc.):

• El Cliente es el Responsable del Tratamiento de esos datos personales: decide para qué y cómo se usan, y debe contar con la autorización de los titulares o con otra base legal, informarles el tratamiento y atender sus derechos.
• Gescoom actúa como Encargado del Tratamiento: trata esa información únicamente por cuenta del Cliente y para prestarle el Servicio; no la usa para fines propios, no la vende ni la cede; aplica medidas de seguridad; mantiene confidencialidad; colabora con el Cliente para atender las solicitudes de los titulares; le informa sin demora los incidentes de seguridad que la afecten; y, al terminar el Servicio, la elimina o la entrega según las instrucciones del Cliente, salvo lo que la ley obligue a conservar.
• El Cliente autoriza a Gescoom a apoyarse en los proveedores tecnológicos indicados en la Política de Tratamiento (subencargados), que están sujetos a obligaciones de confidencialidad y seguridad equivalentes.
• Quien administra el espacio puede gestionar sus miembros, permisos y contenido. Si usted se une a un espacio de su empleador o de un tercero, el contenido de trabajo de ese espacio se administra bajo las políticas de esa organización.

Los datos de su propia cuenta (nombre, correo, foto, preferencias) los trata Gescoom como Responsable, conforme a la Política de Tratamiento.

6. Planes, precios y pagos

Gescoom ofrece un plan gratuito y planes de pago. Los planes, sus límites y sus precios totales vigentes se muestran en la sección Suscripción de la aplicación antes de contratar, en pesos colombianos (COP) e incluyendo los impuestos aplicables. Algunos planes se cobran por usuario (asiento) y pueden contratarse con ciclo mensual o anual.

La contratación se hace por espacio de trabajo. Los pagos se procesan a través de Mercado Pago (u otro procesador que se informe al pagar); Gescoom no almacena los datos de su tarjeta.

También se pueden comprar paquetes de créditos de inteligencia artificial, que se suman a la cuota mensual del plan y se informan con su precio antes de pagar.

7. Renovación automática y cambios de precio

Al contratar un plan de pago usted autoriza un cobro automático y periódico (mensual o anual, según el ciclo elegido) que se renueva por períodos iguales hasta que lo cancele. La aplicación muestra el ciclo, el valor y la fecha del próximo cobro.

Si su plan ya estaba cubierto hasta una fecha (por ejemplo, por una prueba, cortesía o referidos) y activa el cobro automático, el primer cobro se realiza al terminar ese período, no antes.

Podemos modificar los precios. El cambio no afecta el valor ya autorizado de una suscripción vigente; aplica a contrataciones o renovaciones posteriores y se le informa con al menos treinta (30) días de antelación por correo o dentro de la aplicación, para que pueda cancelar si no está de acuerdo.

Si un cobro es rechazado, la suscripción pasa a pago vencido y se le avisa para que actualice el medio de pago.

8. Prueba gratuita

Algunos planes incluyen una prueba gratuita, cuya duración se indica al activarla. Durante la prueba no se cobra nada. La prueba no se convierte sola en suscripción de pago: al terminar, el espacio vuelve al plan gratuito conservando su información, salvo que usted haya contratado un plan de forma expresa.

9. Cancelación, retracto y reversión del pago

Cancelación. Puede cancelar su suscripción en cualquier momento, en pocos pasos, desde Suscripción en la aplicación, o en Mercado Pago. Los cobros futuros se detienen y conserva las funciones de pago hasta el final del período ya pagado.

Derecho de retracto. Conforme al artículo 47 de la Ley 1480 de 2011 (Estatuto del Consumidor), en las ventas por medios electrónicos usted puede retractarse dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la contratación y obtener la devolución total del dinero pagado, escribiendo a soporte@gescoom.com o desde Soporte en la aplicación. La devolución se hace por el mismo medio de pago, a más tardar dentro de los treinta (30) días calendario siguientes.

Reversión del pago. Conforme al artículo 51 de la Ley 1480 de 2011 y al Decreto 1074 de 2015, si el pago se hizo con tarjeta de crédito, débito u otro instrumento de pago electrónico, usted puede solicitar la reversión cuando haya sido objeto de fraude, la operación no haya sido solicitada, el servicio no se haya prestado o no corresponda a lo ofrecido. Debe presentar la queja ante nosotros y la solicitud ante el emisor del instrumento dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la fecha en que tuvo noticia de la operación.

Fuera de estos casos, los valores de períodos ya iniciados no son reembolsables, salvo que la ley disponga otra cosa o que el Servicio haya presentado una falla grave y sostenida que le haya impedido usarlo.

10. Suspensión y terminación

Podemos suspender las funciones de pago si un cobro permanece impagado tras el período de gracia que se le comunique, o suspender la cuenta ante un uso que infrinja la sección 13. Salvo uso indebido grave, avisaremos antes y daremos la oportunidad de corregir la situación. La suspensión por falta de pago no elimina su información: el espacio vuelve al plan gratuito.

11. Inteligencia artificial

Gescoom incorpora funciones de inteligencia artificial (asistente conversacional, planes de acción, redacción y resumen de notas, transcripción de audio, lectura de imágenes y documentos, propuestas de proyectos y flujos, entre otras), prestadas mediante la API de Gemini de Google. Para atender una solicitud, el contenido pertinente (por ejemplo, el texto de un compromiso, una nota, una imagen o un audio) se envía a ese proveedor, que lo procesa en servidores ubicados fuera de Colombia y devuelve un resultado. Gescoom no usa su contenido para entrenar modelos de inteligencia artificial.

Usted decide cuándo usar estas funciones. Sus resultados pueden contener errores: son un apoyo y no reemplazan su criterio, en especial en decisiones laborales, legales, financieras o de salud, y no se usan para tomar decisiones automatizadas que produzcan efectos jurídicos sobre las personas. Evite incluir datos sensibles en las solicitudes a la IA cuando no sea necesario.

Estas funciones tienen límites de uso según el plan y los créditos disponibles.

12. Integraciones con terceros

Puede vincular voluntariamente servicios de terceros (Google Calendar, Outlook/Microsoft, Google Drive, SharePoint/OneDrive, WhatsApp). Al hacerlo autoriza a Gescoom a acceder a ellos con los permisos que se le soliciten, solo para la función elegida (por ejemplo, sincronizar compromisos con su calendario). Puede desvincularlos en cualquier momento desde Mi Perfil o desde la cuenta del tercero.

Gescoom no responde por interrupciones, cambios de política o fallas propias de esos servicios. El uso de los datos obtenidos de las API de Google cumple la Política de Datos de Usuario de los Servicios de API de Google, incluidos los requisitos de Uso Limitado.

13. Uso aceptable

Usted se compromete a no:

• Usar el Servicio para fines ilícitos o para almacenar o difundir contenido que infrinja derechos de terceros.
• Cargar datos personales de terceros sin autorización o sin base legal para hacerlo.
• Intentar acceder a espacios, cuentas o datos que no le correspondan, o eludir las medidas de seguridad.
• Interferir con el Servicio mediante cargas automatizadas desproporcionadas, ingeniería inversa o extracción masiva de datos.
• Revender, sublicenciar o dar acceso al Servicio a terceros ajenos a su espacio sin autorización.

14. Propiedad de la información y propiedad intelectual

Su información es suya. Usted (o el Cliente, en los espacios de empresa) conserva la titularidad de los compromisos, notas, archivos, registros y demás contenido que cargue. Nos concede únicamente una licencia limitada, no exclusiva y revocable para alojarlo, procesarlo y mostrarlo con el fin de prestar el Servicio, incluida su transmisión a los proveedores necesarios para ello. Puede solicitar una copia de su información y, al terminar, pedir su eliminación.

El software, diseño, marcas, logotipos y demás elementos de Gescoom son propiedad de Edificiencia SAS o de sus licenciantes y están protegidos por la ley. No se permite su reproducción, modificación o distribución sin autorización.

15. Eliminación de la cuenta y conservación

Puede solicitar la eliminación de su cuenta y de sus datos desde Mi Perfil o por Soporte. Si administra un espacio con otras personas, eliminar su cuenta no elimina el espacio ni el contenido de los demás miembros. Podemos conservar la información mínima necesaria para cumplir obligaciones legales, contables o tributarias, atender reclamaciones o demostrar las autorizaciones otorgadas, durante los plazos que la ley exija.

Las notas eliminadas permanecen treinta (30) días en la papelera de Notas, desde donde se pueden restaurar, antes de borrarse definitivamente.

16. Disponibilidad y limitación de responsabilidad

Hacemos esfuerzos razonables para que el Servicio esté disponible y funcione correctamente, pero no garantizamos que esté libre de interrupciones o errores. En la máxima medida permitida por la ley, Gescoom no responde por daños indirectos, lucro cesante o pérdida de oportunidades derivados del uso o la imposibilidad de usar el Servicio.

Nada en estos Términos limita los derechos y garantías que la ley colombiana reconoce de forma imperativa a los consumidores, ni la responsabilidad de Gescoom por dolo o culpa grave.

17. Modificaciones

Podemos actualizar estos Términos. Los cambios relevantes se informan con antelación por correo o dentro de la aplicación, y le pediremos aceptar la nueva versión al ingresar; la aceptación queda registrada. Si no está de acuerdo, puede cancelar su suscripción y solicitar la eliminación de su cuenta.

18. Ley aplicable, quejas y contacto

Estos Términos se rigen por las leyes de Colombia. Antes de acudir a otras instancias, le invitamos a escribirnos para buscar una solución directa. Si actúa como consumidor, puede presentar su queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio (www.sic.gov.co).

Edificiencia SAS · NIT 901311148-4 · Bogotá, Colombia · Dirección: Carrera 23 # 77-36, Bogotá · Teléfono: +57 300 448 5953 · Correo: soporte@gescoom.com · Soporte dentro de la aplicación.